Word-Formulare: Einmal eintragen, überall richtig
In fast jeder Verwaltung gibt es sie: Word-Vorlagen, in denen derselbe Name, dasselbe Aktenzeichen oder dasselbe Datum an mehreren Stellen steht. Im Briefkopf, im Betreff, im Text, in der Unterschriftenzeile. Wer das Formular ausfüllt, trägt alles mehrfach ein, und irgendwann steht an einer Stelle ein anderes Datum als an der anderen.
Word kann das von Haus aus lösen, ohne Makros und ohne Zusatzsoftware. Die Funktion heißt XML-Datenbindung und ist gut versteckt.
Wie es dazu kam
Im Rahmen der Schulabgangsuntersuchung wurden neue Formulare zur Verfügung gestellt. Das Besondere ist, dass im Rahmen dieser Untersuchung mehrere Dokumente mit beinahe gleichen Informationen erstellt werden.
Da die zu erfassenden Informationen sehr zahlreich sind, war der Wunsch, das Ausfüllen effizienter zu gestalten. Dabei bin ich auf die XML-Zuordnung gestoßen. Ich habe mehrere Formulare zu einem gemacht, dieses in unsere Fachanwendung als Vorlage übernommen und die XML-Zuordnung vorgenommen. Dadurch konnte die Zeit zum Ausfüllen massiv verkürzt werden.
Die Idee
Ein Word-Dokument kann neben dem sichtbaren Text eine kleine XML-Datei mit sich tragen, einen sogenannten Custom XML Part. Darin liegen die Daten, zum Beispiel:
<formular>
<name/>
<aktenzeichen/>
<datum/>
</formular>
Im Dokument selbst setzt man dann Inhaltssteuerelemente ein und verknüpft jedes mit einem Feld aus dieser XML. Mehrere Steuerelemente können auf dasselbe Feld zeigen. Trägt man an einer Stelle etwas ein, landet es in der XML, und alle anderen Steuerelemente mit demselben Feld zeigen sofort denselben Wert. Das erspart einem, ein ähnliches Verhalten mit VBA nachzubauen, was in der Regel schlechter funktioniert.
Umsetzung
1. Entwicklertools einblenden. Unter Datei → Optionen → Menüband anpassen den Haken bei Entwicklertools setzen.
2. XML-Datei anlegen. Eine Textdatei mit der Struktur von oben anlegen und als .xml speichern. Für jede Angabe, die mehrfach vorkommt, ein Element.
3. XML ins Dokument holen. In den Entwicklertools den XML-Zuordnungsbereich öffnen. Im Auswahlfeld Benutzerdefinierter XML-Teil den Eintrag (Neuen Teil hinzufügen …) wählen und die XML-Datei auswählen. Danach das Auswahlfeld erneut öffnen und den neuen Teil auswählen. Da die XML keinen Namespace hat, steht er dort als (kein Namespace). Die Struktur erscheint jetzt als Baum im Bereich.
4. Steuerelemente einsetzen. Den Cursor an die gewünschte Stelle im Dokument setzen, im XML-Zuordnungsbereich mit der rechten Maustaste auf das Feld klicken, etwa name, und Inhaltssteuerelement einfügen → Nur-Text wählen. Das an jeder Stelle wiederholen, an der der Name stehen soll.
Fertig. Wer jetzt den Namen an einer Stelle einträgt, sieht ihn an allen anderen.
Grenzen
- Struktur vorher überlegen. Nachträglich ein Feld zur XML hinzuzufügen ist umständlich. Es lohnt sich, das Formular einmal komplett durchzugehen, bevor man die XML anlegt.
- In der eigenen Umgebung testen. Wie gut die Bindung in anderen Programmen oder Word-Versionen funktioniert, etwa im Browser oder in einem DMS-Viewer, sollte man vor dem Ausrollen prüfen.
Fazit
Für Formulare, in denen dieselben Angaben mehrfach vorkommen, ist die XML-Datenbindung eine schlanke Lösung: keine Makros, keine Freigabe für zusätzliche Software, und die Vorlage bleibt eine ganz normale Word-Datei. Der Aufwand steckt einmal in der Vorlage, danach spart jede ausfüllende Person Zeit und Fehler.